Bestellung schreiben Word Vorlage hier kostenlos downloaden
Stell Dir vor: Ein wichtiger Auftrag steht bevor, eine vielversprechende Geschäftsbeziehung bahnt sich an, oder Du möchtest einfach nur sicherstellen, dass Deine Bestellung reibungslos abläuft. In all diesen Fällen ist eine professionell formulierte Bestellung der Schlüssel zum Erfolg. Sie ist nicht nur ein Dokument, sondern ein Versprechen, eine Vereinbarung und ein Zeichen Deiner Professionalität.
Mit unserer kostenlosen Word Vorlage für Bestellungen möchten wir Dir ein Werkzeug an die Hand geben, das Dir hilft, Deine Bestellungen klar, präzise und überzeugend zu gestalten. Egal, ob Du ein erfahrener Unternehmer oder ein aufstrebender Selbstständiger bist, diese Vorlage wird Dir wertvolle Zeit sparen und sicherstellen, dass Deine Bestellungen den bestmöglichen Eindruck hinterlassen.
Warum eine professionelle Bestellvorlage so wichtig ist
Eine Bestellung ist weit mehr als nur eine Liste von Artikeln und Preisen. Sie ist die Grundlage für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung und schützt Dich vor Missverständnissen und potenziellen Problemen. Eine klar formulierte Bestellung schafft Vertrauen und Sicherheit auf beiden Seiten.
Vorteile einer professionellen Bestellvorlage:
- Klarheit und Präzision: Vermeide Unklarheiten und Missverständnisse durch präzise Angaben zu Artikeln, Mengen, Preisen und Lieferbedingungen.
- Professionalität: Hinterlasse einen positiven Eindruck bei Deinen Geschäftspartnern durch eine professionell gestaltete Bestellung.
- Zeitersparnis: Spare wertvolle Zeit durch die Verwendung einer vorgefertigten Vorlage, die Du jederzeit anpassen kannst.
- Rechtliche Sicherheit: Schütze Dich vor rechtlichen Problemen durch klare und eindeutige Vereinbarungen.
- Bessere Organisation: Behalte den Überblick über Deine Bestellungen und sorge für eine reibungslose Abwicklung.
Stell Dir vor, Du möchtest bei einem neuen Lieferanten Waren bestellen. Du hast bereits ein Angebot erhalten und bist mit den Konditionen einverstanden. Anstatt nun eine E-Mail mit einer Auflistung der gewünschten Artikel zu verfassen, verwendest Du unsere professionelle Bestellvorlage. Du füllst die entsprechenden Felder aus, fügst alle relevanten Informationen hinzu und versendest die Bestellung als PDF. Der Lieferant erhält ein übersichtliches und professionelles Dokument, das alle wichtigen Details enthält. Dies schafft Vertrauen und zeigt, dass Du Wert auf eine reibungslose Geschäftsbeziehung legst.
Eine gut gestaltete Bestellung ist also nicht nur ein formelles Dokument, sondern ein wichtiger Baustein für Deinen Erfolg.
So nutzt Du unsere kostenlose Word Vorlage optimal
Unsere Word Vorlage ist intuitiv und einfach zu bedienen. Dennoch möchten wir Dir einige Tipps und Tricks mit auf den Weg geben, damit Du sie optimal nutzen kannst.
Schritt 1: Vorlage herunterladen und öffnen
Lade die Word Vorlage kostenlos von unserer Webseite herunter. Öffne die Datei in Microsoft Word oder einem kompatiblen Textverarbeitungsprogramm.
Schritt 2: Vorlage anpassen
Passe die Vorlage an Deine Bedürfnisse an. Füge Dein Firmenlogo hinzu, ändere die Farben und Schriftarten, um sie an Dein Corporate Design anzupassen. Die Vorlage ist flexibel und lässt sich leicht an Deine individuellen Anforderungen anpassen.
Schritt 3: Bestellinformationen eingeben
Fülle die entsprechenden Felder mit den Bestellinformationen aus:
- Bestellnummer: Vergib eine eindeutige Bestellnummer, um die Bestellung später leichter zu identifizieren.
- Bestelldatum: Gib das Datum der Bestellung an.
- Lieferdatum: Gib das gewünschte Lieferdatum an.
- Lieferadresse: Gib die vollständige Lieferadresse an.
- Rechnungsadresse: Gib die vollständige Rechnungsadresse an.
- Lieferanteninformationen: Gib den Namen und die Adresse des Lieferanten an.
Schritt 4: Artikeldetails hinzufügen
Füge die Details der bestellten Artikel in die Tabelle ein:
| Artikelnummer | Artikelbezeichnung | Menge | Einzelpreis | Gesamtpreis |
|---|---|---|---|---|
| … | … | … | … | … |
| … | … | … | … | … |
Achte darauf, alle Artikelnummern, Bezeichnungen, Mengen und Preise korrekt anzugeben. Berechne den Gesamtpreis für jeden Artikel und die Gesamtsumme der Bestellung.
Schritt 5: Liefer- und Zahlungsbedingungen festlegen
Gib die Liefer- und Zahlungsbedingungen an. Vereinbare beispielsweise eine bestimmte Zahlungsfrist oder lege fest, wer die Versandkosten trägt.
Schritt 6: Zusätzliche Informationen hinzufügen
Füge zusätzliche Informationen hinzu, die für die Bestellung relevant sind. Dies können beispielsweise spezielle Anweisungen für den Lieferanten oder interne Vermerke sein.
Schritt 7: Bestellung überprüfen und versenden
Überprüfe die Bestellung sorgfältig auf Fehler und Vollständigkeit. Sende die Bestellung dann per E-Mail oder Post an Deinen Lieferanten. Wir empfehlen, die Bestellung als PDF zu versenden, um sicherzustellen, dass das Format erhalten bleibt.
Indem Du diese Schritte befolgst, kannst Du unsere Word Vorlage optimal nutzen und professionelle Bestellungen erstellen, die Dich und Dein Unternehmen optimal repräsentieren.
Die wichtigsten Elemente einer erfolgreichen Bestellung
Eine erfolgreiche Bestellung enthält alle relevanten Informationen, ist klar und präzise formuliert und hinterlässt einen professionellen Eindruck. Hier sind die wichtigsten Elemente im Detail:
Vollständige Absenderinformationen
Deine vollständigen Absenderinformationen sind unerlässlich. Dazu gehören:
- Firmenname
- Adresse
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
- ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Diese Informationen ermöglichen es dem Lieferanten, Dich bei Fragen oder Problemen schnell und einfach zu kontaktieren.
Vollständige Empfängerinformationen
Auch die vollständigen Empfängerinformationen sind von großer Bedeutung:
- Firmenname des Lieferanten
- Adresse des Lieferanten
- Ansprechpartner beim Lieferanten
- ggf. Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Ansprechpartners
Achte darauf, dass die Informationen korrekt und aktuell sind, um Verzögerungen oder Fehlleitungen zu vermeiden.
Eindeutige Bestellnummer
Eine eindeutige Bestellnummer dient der internen Organisation und der schnellen Identifizierung der Bestellung. Verwende ein System, das für Dich und Dein Unternehmen sinnvoll ist. Dies kann beispielsweise eine fortlaufende Nummerierung oder eine Kombination aus Datum und Kürzel sein.
Detaillierte Artikelbeschreibung
Eine detaillierte Artikelbeschreibung ist entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden. Gib nicht nur die Artikelbezeichnung an, sondern auch die Artikelnummer, die Menge, die Größe, die Farbe und alle anderen relevanten Details. Je genauer die Beschreibung, desto geringer das Risiko von Fehlbestellungen.
Preisangaben
Gib den Einzelpreis, den Gesamtpreis pro Artikel und die Gesamtsumme der Bestellung an. Achte darauf, dass die Preise inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer angegeben sind. Wenn Du einen Rabatt erhalten hast, gib diesen ebenfalls an.
Liefer- und Zahlungsbedingungen
Lege die Liefer- und Zahlungsbedingungen klar und eindeutig fest. Gib das gewünschte Lieferdatum an, die Lieferadresse und die Zahlungsfrist. Vereinbare gegebenenfalls spezielle Lieferbedingungen, wie beispielsweise eine bestimmte Lieferzeit oder eine bestimmte Art der Verpackung.
Sonstige Vereinbarungen
Fasse alle sonstigen Vereinbarungen schriftlich zusammen. Dies können beispielsweise spezielle Garantien, Rückgabebedingungen oder Serviceleistungen sein.
Rechtssicherheit
Je klarer und präziser Du Deine Bestellung formulierst, desto größer ist die Rechtssicherheit. Vermeide vage Formulierungen und achte darauf, dass alle Vereinbarungen schriftlich festgehalten werden.
Mit diesen Elementen stellst Du sicher, dass Deine Bestellung alle wichtigen Informationen enthält und eine solide Grundlage für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung bildet.
Häufige Fehler bei der Bestellschreibung und wie Du sie vermeidest
Auch bei der Bestellschreibung können Fehler passieren, die zu Missverständnissen, Verzögerungen oder sogar rechtlichen Problemen führen können. Hier sind einige der häufigsten Fehler und wie Du sie vermeidest:
Fehlende oder unvollständige Informationen
Einer der häufigsten Fehler ist das Fehlen oder die Unvollständigkeit von Informationen. Dies betrifft oft die Absender- und Empfängerinformationen, die Artikelbeschreibungen oder die Liefer- und Zahlungsbedingungen.
Vermeidung: Überprüfe vor dem Absenden der Bestellung noch einmal alle Angaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Verwende eine Checkliste, um sicherzustellen, dass Du nichts vergessen hast.
Vage Formulierungen
Vage Formulierungen können zu Missverständnissen und Streitigkeiten führen. Vermeide unklare Aussagen und formuliere Deine Wünsche so präzise wie möglich.
Vermeidung: Verwende konkrete Begriffe und vermeide allgemeine Aussagen. Gib beispielsweise anstatt „so schnell wie möglich“ ein konkretes Lieferdatum an.
Fehlerhafte Preisangaben
Fehlerhafte Preisangaben können zu finanziellen Verlusten führen. Achte darauf, dass die Preise korrekt berechnet sind und die Mehrwertsteuer korrekt ausgewiesen ist.
Vermeidung: Überprüfe die Preise sorgfältig und verwende einen Taschenrechner, um die Gesamtsumme zu überprüfen. Lasse die Bestellung von einer zweiten Person gegenprüfen.
Unklare Lieferbedingungen
Unklare Lieferbedingungen können zu Verzögerungen oder Problemen bei der Lieferung führen. Lege die Lieferbedingungen klar und eindeutig fest.
Vermeidung: Gib das gewünschte Lieferdatum, die Lieferadresse und die Versandart an. Vereinbare gegebenenfalls spezielle Lieferbedingungen, wie beispielsweise eine bestimmte Lieferzeit oder eine bestimmte Art der Verpackung.
Fehlende Bestätigung
Ohne eine Bestätigung des Lieferanten besteht das Risiko, dass die Bestellung nicht bearbeitet wird oder dass es zu Missverständnissen kommt.
Vermeidung: Bitte den Lieferanten um eine schriftliche Bestätigung der Bestellung. So hast Du einen Nachweis, dass die Bestellung angenommen wurde.
Indem Du diese Fehler vermeidest, stellst Du sicher, dass Deine Bestellungen reibungslos abgewickelt werden und Du Deine gewünschten Waren oder Dienstleistungen rechtzeitig erhältst.
Inspirationen für die perfekte Bestellformulierung
Eine Bestellung muss nicht nur korrekt und präzise sein, sondern kann auch einen positiven Eindruck hinterlassen. Hier sind einige Inspirationen für die perfekte Bestellformulierung:
Freundlicher Ton
Verwende einen freundlichen und wertschätzenden Ton. Bedanke Dich für das Angebot und bringe Deine Freude über die zukünftige Zusammenarbeit zum Ausdruck.
Beispiel: „Vielen Dank für Ihr freundliches Angebot. Wir freuen uns auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit und bestellen hiermit die folgenden Artikel:“
Klare und präzise Sprache
Verwende eine klare und präzise Sprache. Vermeide unnötige Fachbegriffe und formuliere Deine Wünsche so verständlich wie möglich.
Beispiel: „Wir bestellen hiermit 10 Stück des Artikels XYZ mit der Artikelnummer 12345 in der Farbe Blau.“
Professionelles Layout
Achte auf ein professionelles Layout. Verwende eine gut lesbare Schriftart, eine klare Struktur und ein ansprechendes Design. Unsere Word Vorlage bietet Dir bereits eine professionelle Grundlage.
Persönliche Note
Gib der Bestellung eine persönliche Note. Bedanke Dich für die bisherige Zusammenarbeit oder bringe Deine Begeisterung für die Produkte oder Dienstleistungen des Lieferanten zum Ausdruck.
Beispiel: „Wir sind von der Qualität Ihrer Produkte begeistert und freuen uns darauf, diese in unserem Unternehmen einzusetzen.“
Positive Erwartungen
Formuliere positive Erwartungen. Bringe Deine Zuversicht zum Ausdruck, dass die Bestellung reibungslos abgewickelt wird und dass Du mit der Qualität der Waren oder Dienstleistungen zufrieden sein wirst.
Beispiel: „Wir sind zuversichtlich, dass Sie unsere Bestellung termingerecht und in der gewohnt hohen Qualität ausführen werden.“
Indem Du diese Inspirationen berücksichtigst, kannst Du Deine Bestellungen nicht nur korrekt und präzise formulieren, sondern auch einen positiven Eindruck hinterlassen und die Grundlage für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung legen.
Unsere Word Vorlage: Mehr als nur ein Dokument
Unsere kostenlose Word Vorlage für Bestellungen ist mehr als nur ein Dokument. Sie ist ein Werkzeug, das Dir hilft, Deine Bestellungen professionell, effizient und überzeugend zu gestalten. Sie ist ein Zeichen Deiner Professionalität und ein wichtiger Baustein für Deinen Erfolg.
Wir haben viel Zeit und Mühe investiert, um eine Vorlage zu entwickeln, die sowohl einfach zu bedienen als auch flexibel anpassbar ist. Wir möchten Dir ein Werkzeug an die Hand geben, das Dir wertvolle Zeit spart und Dir hilft, Deine Geschäftsbeziehungen zu stärken.
Wir sind davon überzeugt, dass unsere Word Vorlage Dir helfen wird, Deine Bestellungen auf ein neues Level zu heben. Lade sie jetzt kostenlos herunter und überzeuge Dich selbst!
FAQ – Häufig gestellte Fragen zur Bestellschreibung
Hier findest Du Antworten auf die häufigsten Fragen rund um das Thema Bestellschreibung:
Was ist der Unterschied zwischen einer Bestellung und einem Angebot?
Ein Angebot ist die Aufforderung eines Verkäufers an einen potenziellen Käufer, Waren oder Dienstleistungen zu bestimmten Konditionen zu erwerben. Es ist noch keine verbindliche Vereinbarung. Eine Bestellung hingegen ist die verbindliche Annahme des Angebots durch den Käufer. Mit der Bestellung verpflichtet sich der Käufer, die angebotenen Waren oder Dienstleistungen zu den vereinbarten Konditionen abzunehmen.
Welche Angaben sind in einer Bestellung unbedingt erforderlich?
Eine rechtsgültige Bestellung sollte folgende Angaben enthalten:
- Vollständige Absenderinformationen (Firmenname, Adresse, Kontaktdaten)
- Vollständige Empfängerinformationen (Firmenname, Adresse)
- Eindeutige Bestellnummer
- Datum der Bestellung
- Detaillierte Artikelbeschreibung (Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Größe, Farbe etc.)
- Preisangaben (Einzelpreis, Gesamtpreis, Mehrwertsteuer)
- Liefer- und Zahlungsbedingungen
- Unterschrift (oder digitale Signatur)
Muss eine Bestellung immer schriftlich erfolgen?
Grundsätzlich ist eine Bestellung auch mündlich oder per E-Mail möglich. Allerdings ist eine schriftliche Bestellung empfehlenswert, da sie im Streitfall als Beweismittel dient. Zudem sorgt eine schriftliche Bestellung für Klarheit und vermeidet Missverständnisse.
Was tun, wenn der Lieferant die Bestellung nicht bestätigt?
Es ist ratsam, den Lieferanten um eine schriftliche Bestätigung der Bestellung zu bitten. Wenn der Lieferant die Bestellung nicht bestätigt, solltest Du ihn kontaktieren und nach dem Grund fragen. Möglicherweise gibt es Probleme mit der Verfügbarkeit der Waren oder den Lieferbedingungen. Kläre die Situation und vereinbare gegebenenfalls eine alternative Lösung.
Kann ich eine Bestellung widerrufen?
Ob Du eine Bestellung widerrufen kannst, hängt von den jeweiligen Umständen ab. Grundsätzlich gilt, dass ein Widerrufsrecht nur bei Fernabsatzverträgen (z.B. Online-Bestellungen) besteht. Bei Bestellungen im stationären Handel oder bei Verträgen zwischen Unternehmen gibt es in der Regel kein gesetzliches Widerrufsrecht. Allerdings kann es vertragliche Vereinbarungen geben, die ein Widerrufsrecht vorsehen.
Was tun, wenn die gelieferte Ware nicht der Bestellung entspricht?
Wenn die gelieferte Ware nicht der Bestellung entspricht, hast Du verschiedene Rechte. Du kannst beispielsweise Nacherfüllung (Nachbesserung oder Ersatzlieferung) verlangen, den Kaufpreis mindern oder vom Vertrag zurücktreten. Setze Dich in diesem Fall umgehend mit dem Lieferanten in Verbindung und schildere das Problem. Dokumentiere den Mangel und bewahre alle relevanten Unterlagen auf.
Wie lange sollte ich Bestellungen aufbewahren?
Bestellungen sind wichtige Geschäftsdokumente und sollten daher sorgfältig aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Art der Dokumente. In der Regel beträgt die Aufbewahrungsfrist für Handelsbriefe und Buchungsbelege sechs Jahre. Für andere Dokumente, die für die Besteuerung relevant sind, kann die Aufbewahrungsfrist bis zu zehn Jahre betragen.
Kann ich die Word Vorlage an meine Bedürfnisse anpassen?
Ja, unsere Word Vorlage ist flexibel und lässt sich leicht an Deine individuellen Bedürfnisse anpassen. Du kannst Dein Firmenlogo hinzufügen, die Farben und Schriftarten ändern und die Vorlage an Dein Corporate Design anpassen. Du kannst auch zusätzliche Felder hinzufügen oder entfernen, um die Vorlage optimal an Deine Anforderungen anzupassen.
