Auftragsdatenverarbeitung Vertrag Word Vorlage hier kostenlos downloaden

Herzlich willkommen! Wir freuen uns, dass Sie sich für unsere kostenlose Word-Vorlage für einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (ADV) interessieren. In der heutigen digitalen Welt, in der Daten ein wertvolles Gut sind, ist es wichtiger denn je, diese sorgfältig zu schützen und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen sicherzustellen. Diese Vorlage soll Ihnen dabei helfen, eine solide Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Ihren Auftragsverarbeitern zu schaffen. Denn ein klar definierter ADV ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein Zeichen von Professionalität und Verantwortungsbewusstsein gegenüber Ihren Kunden und Geschäftspartnern.

Diese Vorlage ist so konzipiert, dass sie Ihnen eine flexible und anpassbare Basis bietet, um die spezifischen Anforderungen Ihrer individuellen Situation abzubilden. Nutzen Sie diese Vorlage als Sprungbrett, um Ihre Datenverarbeitungsprozesse transparent zu gestalten und das Vertrauen in Ihre Geschäftsbeziehungen zu stärken. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Gestaltung Ihres Auftragsdatenverarbeitungsvertrags!

Was ist ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (ADV)?

Ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag, oft auch als ADV-Vertrag bezeichnet, ist ein rechtsverbindliches Dokument, das die Verantwortlichkeiten und Pflichten zwischen einem Verantwortlichen (in der Regel Sie) und einem Auftragsverarbeiter (z.B. ein Cloud-Dienstleister, ein Rechenzentrum oder ein Softwareanbieter) regelt. Der Verantwortliche entscheidet über den Zweck und die Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten, während der Auftragsverarbeiter diese Daten im Auftrag und nach den Weisungen des Verantwortlichen verarbeitet.

Die Grundlage für den ADV bildet Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dieser Artikel schreibt vor, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten durch einen Auftragsverarbeiter nur dann zulässig ist, wenn sie auf der Grundlage eines Vertrags erfolgt, der bestimmte Mindestanforderungen erfüllt. Der ADV soll sicherstellen, dass der Auftragsverarbeiter die Daten im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen und den Weisungen des Verantwortlichen verarbeitet. Es ist also ein Vertrag, der Ihre Daten schützt, auch wenn diese von jemand anderem verarbeitet werden.

Kurz gesagt: Ein ADV ist Ihr Sicherheitsnetz im Umgang mit externen Dienstleistern, die Ihre Daten verarbeiten. Er schützt Ihre Interessen und die Ihrer Kunden.

Warum ist ein ADV so wichtig?

Die Bedeutung eines ADV kann kaum überschätzt werden. Er dient nicht nur der Einhaltung der DSGVO, sondern bietet Ihnen auch eine Reihe weiterer Vorteile:

Rechtssicherheit: Ein klar formulierter ADV schafft Rechtssicherheit für beide Parteien und minimiert das Risiko von Rechtsstreitigkeiten.
Kontrolle über Ihre Daten: Der ADV gibt Ihnen die Kontrolle darüber, wie Ihre Daten verarbeitet werden und stellt sicher, dass der Auftragsverarbeiter Ihre Weisungen befolgt.
Schutz vor Datenpannen: Der ADV legt die Maßnahmen fest, die der Auftragsverarbeiter ergreifen muss, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung zu schützen.
Vertrauensaufbau: Ein ADV zeigt Ihren Kunden und Geschäftspartnern, dass Sie den Schutz ihrer Daten ernst nehmen und die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten.
Haftungsbeschränkung: Ein sorgfältig ausgearbeiteter ADV kann Ihre Haftung im Falle einer Datenschutzverletzung durch den Auftragsverarbeiter begrenzen.

Ohne einen ADV riskieren Sie nicht nur hohe Bußgelder, sondern auch einen Imageschaden, der das Vertrauen Ihrer Kunden und Geschäftspartner nachhaltig beeinträchtigen kann. Denken Sie daran: Daten sind das Herzstück vieler Unternehmen – schützen Sie dieses Herz!

Die wichtigsten Inhalte eines Auftragsdatenverarbeitungsvertrags

Ein vollständiger und rechtssicherer Auftragsdatenverarbeitungsvertrag sollte die folgenden wesentlichen Punkte abdecken. Unsere Word-Vorlage dient Ihnen als Leitfaden, um sicherzustellen, dass Sie alle notwendigen Aspekte berücksichtigen. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um eine allgemeine Vorlage handelt, die an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden muss.

Gegenstand und Dauer des Auftrags: Beschreiben Sie detailliert den Gegenstand des Auftrags und die Dauer der Datenverarbeitung. Welche konkreten Tätigkeiten soll der Auftragsverarbeiter ausführen? Für welchen Zeitraum ist der Vertrag gültig?
Art und Zweck der Datenverarbeitung: Legen Sie genau fest, welche Art von Daten verarbeitet werden (z.B. Kundendaten, Mitarbeiterdaten, Gesundheitsdaten) und zu welchem Zweck die Verarbeitung erfolgt. Je genauer Sie diese Punkte definieren, desto besser sind Sie geschützt.
Kategorien betroffener Personen: Bestimmen Sie die Kategorien der Personen, deren Daten verarbeitet werden (z.B. Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten).
Rechte und Pflichten des Verantwortlichen: Definieren Sie Ihre Rechte und Pflichten als Verantwortlicher. Dazu gehören insbesondere das Recht, Weisungen zu erteilen, Kontrollen durchzuführen und Auskunft zu verlangen.
Pflichten des Auftragsverarbeiters: Legen Sie die Pflichten des Auftragsverarbeiters detailliert fest. Dazu gehören insbesondere die Pflicht zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen, die Umsetzung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM), die Wahrung der Vertraulichkeit und die Unterstützung bei der Erfüllung von Betroffenenrechten.
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM): Beschreiben Sie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die der Auftragsverarbeiter ergreifen muss, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Dazu gehören beispielsweise Maßnahmen zur Zugriffskontrolle, Datensicherung, Verschlüsselung und Virenschutz. Ein detaillierter Anhang zu den TOM ist empfehlenswert.
Unterauftragsverhältnisse: Regeln Sie, ob und unter welchen Bedingungen der Auftragsverarbeiter Subunternehmer einsetzen darf. Sie sollten in jedem Fall das Recht haben, der Beauftragung von Subunternehmern zuzustimmen.
Weisungsbefugnis: Stellen Sie klar, dass Sie als Verantwortlicher die Weisungsbefugnis gegenüber dem Auftragsverarbeiter haben und dass dieser Ihren Weisungen Folge leisten muss.
Kontrollrechte: Vereinbaren Sie Kontrollrechte, die es Ihnen ermöglichen, die Einhaltung des ADV und der datenschutzrechtlichen Bestimmungen durch den Auftragsverarbeiter zu überprüfen. Dies kann beispielsweise durch die Durchführung von Audits oder die Einsicht in Dokumentationen erfolgen.
Mitteilungspflichten: Verpflichten Sie den Auftragsverarbeiter, Sie unverzüglich über Datenschutzverletzungen oder andere Vorfälle zu informieren, die die Sicherheit Ihrer Daten gefährden könnten.
Löschung und Rückgabe der Daten: Regeln Sie, wie die Daten nach Beendigung des Auftrags zu löschen oder an Sie zurückzugeben sind.
Haftung: Klären Sie die Haftungsfrage im Falle von Datenschutzverletzungen oder anderen Schäden, die durch den Auftragsverarbeiter verursacht werden.
Geltendes Recht und Gerichtsstand: Bestimmen Sie das anwendbare Recht und den Gerichtsstand für Streitigkeiten im Zusammenhang mit dem ADV.

Diese Liste dient als Orientierungshilfe. Je nach Art und Umfang der Datenverarbeitung können weitere Punkte relevant sein. Lassen Sie sich im Zweifelsfall von einem Rechtsanwalt oder Datenschutzexperten beraten.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) im Detail

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) sind ein zentraler Bestandteil des ADV. Sie beschreiben die konkreten Maßnahmen, die der Auftragsverarbeiter ergreifen muss, um die Sicherheit der verarbeiteten Daten zu gewährleisten. Die TOM müssen dem Stand der Technik entsprechen und angemessen sein, um ein dem Risiko entsprechendes Schutzniveau zu gewährleisten. Die bloße Nennung allgemeiner Phrasen ist nicht ausreichend. Die TOM müssen konkret und detailliert beschrieben werden.

Die DSGVO nennt in Artikel 32 Beispiele für geeignete TOM:

Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten
Die Fähigkeit, die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste, die die Verarbeitung erlauben, dauerhaft sicherzustellen
Die Fähigkeit, die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen
Ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung

Darüber hinaus sollten die TOM folgende Aspekte berücksichtigen:

Zutrittskontrolle: Wer hat physischen Zugang zu den Räumlichkeiten, in denen die Daten verarbeitet werden?
Zugangskontrolle: Wer hat Zugriff auf die Datenverarbeitungssysteme und -anwendungen?
Zugriffskontrolle: Welche Berechtigungen haben die einzelnen Benutzer?
Weitergabekontrolle: Wer darf Daten an Dritte weitergeben?
Eingabekontrolle: Wer darf Daten eingeben, ändern oder löschen?
Auftragskontrolle: Wer kontrolliert die Einhaltung der Weisungen des Verantwortlichen?
Verfügbarkeitskontrolle: Wie werden die Daten vor Verlust oder Zerstörung geschützt?
Trennungsgebot: Werden die Daten getrennt von anderen Datenbeständen verarbeitet?

Die konkreten TOM müssen auf die Art und den Umfang der Datenverarbeitung abgestimmt sein. Je sensibler die Daten sind, desto höher müssen die Anforderungen an die TOM sein. Es ist ratsam, die TOM regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen, um sicherzustellen, dass sie weiterhin dem Stand der Technik entsprechen.

So nutzen Sie unsere kostenlose Word-Vorlage optimal

Unsere Word-Vorlage für den Auftragsdatenverarbeitungsvertrag ist ein wertvolles Werkzeug, um einen soliden ADV zu erstellen. Um das Beste aus dieser Vorlage herauszuholen, empfehlen wir Ihnen, folgende Schritte zu befolgen:

Laden Sie die Vorlage herunter: Laden Sie die Word-Vorlage kostenlos von unserer Webseite herunter.
Lesen Sie die Vorlage sorgfältig durch: Machen Sie sich mit dem Inhalt der Vorlage vertraut und verstehen Sie die einzelnen Klauseln.
Passen Sie die Vorlage an Ihre individuellen Bedürfnisse an: Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre eigenen Angaben und passen Sie die Klauseln an Ihre spezifische Situation an.
Ergänzen Sie die Vorlage bei Bedarf: Fügen Sie weitere Klauseln hinzu, die für Ihre Datenverarbeitungsprozesse relevant sind.
Lassen Sie die Vorlage von einem Rechtsanwalt oder Datenschutzexperten überprüfen: Um sicherzustellen, dass Ihr ADV rechtssicher ist, empfehlen wir Ihnen, ihn von einem Experten überprüfen zu lassen.
Schließen Sie den Vertrag mit Ihrem Auftragsverarbeiter ab: Nachdem Sie die Vorlage angepasst und überprüft haben, schließen Sie den Vertrag mit Ihrem Auftragsverarbeiter ab.

Denken Sie daran, dass unsere Vorlage lediglich eine Basis darstellt. Es ist wichtig, dass Sie den Vertrag sorgfältig prüfen und an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Nehmen Sie sich die Zeit, die Vorlage zu verstehen und sicherzustellen, dass sie Ihre Interessen und die Ihrer Kunden schützt. Ein gut ausgearbeiteter ADV ist eine Investition in die Sicherheit Ihrer Daten und in das Vertrauen Ihrer Geschäftspartner.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Auftragsdatenverarbeitungsvertrag

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Thema Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (ADV). Wir hoffen, dass diese Informationen Ihnen weiterhelfen und Ihnen ein noch besseres Verständnis für die Bedeutung und die Anwendung von ADV-Verträgen vermitteln.

Brauche ich immer einen ADV, wenn ich Daten an einen externen Dienstleister weitergebe?

Ja, in den meisten Fällen. Wenn Sie einen externen Dienstleister mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragen und dieser Dienstleister die Daten nicht in eigener Verantwortung, sondern in Ihrem Auftrag verarbeitet, benötigen Sie einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (ADV). Dies gilt unabhängig davon, ob der Dienstleister in der EU ansässig ist oder nicht. Es gibt jedoch Ausnahmen, z.B. wenn der Dienstleister die Daten in eigener Verantwortung verarbeitet (z.B. als Verantwortlicher). Lassen Sie sich im Zweifelsfall rechtlich beraten.

Was passiert, wenn ich keinen ADV abschließe, obwohl ich einen bräuchte?

Das Abschließen eines ADV ist gesetzlich vorgeschrieben, wenn ein Auftragsverhältnis vorliegt. Wenn Sie keinen ADV abschließen, obwohl Sie dazu verpflichtet wären, verstoßen Sie gegen die DSGVO. Dies kann zu hohen Bußgeldern führen. Außerdem riskieren Sie, dass Ihre Kunden und Geschäftspartner das Vertrauen in Sie verlieren, da Sie den Schutz ihrer Daten nicht gewährleisten.

Was ist der Unterschied zwischen einem Verantwortlichen und einem Auftragsverarbeiter?

Der Verantwortliche (in der Regel Sie) entscheidet über den Zweck und die Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten. Er ist für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verantwortlich. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten im Auftrag und nach den Weisungen des Verantwortlichen. Er ist verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten und die Daten gemäß den Weisungen des Verantwortlichen zu verarbeiten.

Kann ich meine eigene ADV-Vorlage verwenden oder muss ich die des Auftragsverarbeiters akzeptieren?

Sie können Ihre eigene ADV-Vorlage verwenden. Es ist sogar ratsam, eine eigene Vorlage zu verwenden, da Sie so sicherstellen können, dass Ihre Interessen und die Ihrer Kunden optimal geschützt werden. Sie müssen nicht die Vorlage des Auftragsverarbeiters akzeptieren, insbesondere wenn diese nicht Ihren Anforderungen entspricht. Verhandeln Sie mit dem Auftragsverarbeiter über die Bedingungen des ADV und passen Sie die Vorlage gegebenenfalls an.

Was muss ich tun, wenn der Auftragsverarbeiter gegen den ADV verstößt?

Wenn Sie feststellen, dass der Auftragsverarbeiter gegen den ADV verstößt, sollten Sie unverzüglich Maßnahmen ergreifen. Dokumentieren Sie den Verstoß und setzen Sie den Auftragsverarbeiter schriftlich in Kenntnis. Fordern Sie den Auftragsverarbeiter auf, den Verstoß unverzüglich zu beheben. Wenn der Verstoß schwerwiegend ist oder der Auftragsverarbeiter die Situation nicht behebt, sollten Sie den Vertrag kündigen und gegebenenfalls rechtliche Schritte einleiten. Informieren Sie außerdem die zuständige Aufsichtsbehörde über den Verstoß.

Wie oft muss ich den ADV überprüfen und aktualisieren?

Sie sollten den ADV regelmäßig überprüfen und aktualisieren, insbesondere wenn sich die Art und der Umfang der Datenverarbeitung ändern oder wenn sich die datenschutzrechtlichen Bestimmungen ändern. Es empfiehlt sich, den ADV mindestens einmal jährlich zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Achten Sie auch auf Änderungen in den technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) des Auftragsverarbeiters und passen Sie den ADV entsprechend an.

Was passiert mit den Daten, wenn der ADV endet?

Nach Beendigung des ADV muss der Auftragsverarbeiter die Daten löschen oder an Sie zurückgeben, je nachdem, was im ADV vereinbart wurde. Stellen Sie sicher, dass der ADV klare Regelungen zur Löschung oder Rückgabe der Daten enthält und dass der Auftragsverarbeiter diese Regelungen einhält. Fordern Sie vom Auftragsverarbeiter eine Bestätigung über die Löschung der Daten an.

Wir hoffen, dass diese FAQ Ihnen geholfen haben, Ihre Fragen zum Thema Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (ADV) zu beantworten. Wenn Sie weitere Fragen haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren oder sich von einem Rechtsanwalt oder Datenschutzexperten beraten zu lassen. Denken Sie daran: Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig!